Kein Designprojekt gleicht dem anderen und jede zwischenmenschliche Zusammenarbeit hat ihre eigene Dynamik. Dennoch gibt es zwischen den Projekten einige Gemeinsamkeiten im Workflow.

Um ein Projekt für alle Beteiligten (die Kundin/den Kunden, Projektpartner*innen und uns selbst) transparent und übersichtlich zu gestalten, arbeiten wir in der Regel mit Projektphasen und Meilensteinen.

Dieser Artikel gibt Dir einen Einblick in unseren Workflow und die Vorzüge von Projektphasen und Meilensteinen im Projektmanagement.

Aller Anfang: die Projektanfrage

Ein Projekt beginnt in der Regel, weil etwas kaputt ist oder weil etwas nicht existiert (nach Dan Saffer).

Manchmal ist der Kundin/dem Kunden die Motivation für ein Projekt selbst nicht ganz klar. Es gibt aber ein »Problem«, das gelöst werden muss. Zunächst müssen wir also herausfinden, womit wir es zu tun haben und eine Idee davon bekommen, wie das Ergebnis der Zusammenarbeit aussehen soll.

Der Erstkontakt erfolgt in der Regel über eine Mail oder einen Anruf, in dem die potenzielle Kundin bzw. der potenzielle Kunde (im Folgenden: Interessent*in) von ihrem bzw. seinem Vorhaben erzählt. Je mehr Infos wir bekommen, desto besser können wir frühzeitig beurteilen, ob wir der richtige Partner für dieses Projekt sind. Dafür müssen für uns ein paar Kriterien erfüllt sein:

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• Das Projekt ist spannend und/oder interessant.
• Die zwischenmenschliche »Chemie« scheint zu stimmen.
• Die Interessentin/der Interessent steht mit Leidenschaft hinter ihrer/seiner Idee.
• Das Projekt lohnt sich auch finanziell.

Ausschlusskriterien sind Aussagen wie »Ich brauche nur jemanden, der das schnell zusammenschiebt« oder »Fangt erstmal an, Zielgruppe und so machen wir später«. Mehr zu unserem Selbstverständnis und unserer Vorstellung von Zusammenarbeit in unserem Manifest.

Das erste Gespräch/Briefing

Wenn wir uns eine Zusammenarbeit vorstellen können, folgt ein erstes Gespräch (am liebsten persönlich) zum Kennenlernen, Diskutieren, Fragen stellen und für das Briefing. Darin klären wir Aufgaben und Zielsetzung des Projekts, Kontext, Hintergrund, Zeitraum und Budget, Anforderungen, Rahmenbedingungen, Leistungen, Beteiligte und so weiter.

Zu diesem Zeitpunkt können wir übrigens noch keinen konkreten Preis nennen, eine auf Erfahrungen basierte Einschätzung mit einer Preisspanne in der Regel aber schon.

Wenn sich beide Seiten darüber im Klaren sind, wo die Reise hingehen soll, folgt der nächste Schritt.

Angebot und Vertrag

Je nach Projektanforderungen (mache ich alles selbst oder hole ich Partner mit ins Boot?) bespreche ich mich mit meinem Netzwerk und schicke der Interessentin/dem Interessenten ein Angebot, das wir zusammen im Einzelnen durchgehen.

Nimmt sie bzw. er das Angebot an, ist der Vertrag unterschrieben und der im Zahlungsplan vereinbarte erste Abschlag bezahlt, kann das Projekt starten und wir durchlaufen die Projektphasen. (Ab hier wird die Interessentin zur Kundin bzw. der Interessent Kunden.)

Projektphasen

Für gewöhnlich gliedert sich ein Projekt in verschiedene Phasen, die von der Angebotserstellung über die Umsetzung bis hin zum Projektabschluss dabei helfen, die vielen Aufgaben innerhalb eines Projekts in sinnvolle und übersichtliche »Häppchen« zu zerlegen und Cluster zu bilden.

Folgende Projektphasen haben sich für uns als sinnvoll erwiesen:

• Discover (Analyse, Exploration)
• Define (Strategie, Maßnahmen)
• Design (Konzeption, Gestaltung)
• Deliver (Umsetzung, Launch)

Die einzelnen Phasen werden im Folgenden ausführlicher erläutert. Dabei gehen wir der Einfachheit halber in diesem Artikel davon aus, dass die oben genannten vier Phasen Bestandteil des Projekts sind und in dieser Reihenfolge durchlaufen werden.

Projektphase 1: Discover

Die Discover-Phase hilft uns, die Ausgangslage und das Projektpotenzial aktiv zu entdecken. Denn nur, wenn wir ein Verständnis für die Marke und das Business unseres Gegenübers entwickeln, kann unsere Arbeit zu den gewünschten Ergebnissen führen und das Projekt die Ziele dahinter erreichen.

Wir lernen das Unternehmen, die Markenpersönlichkeit, die Sicht der Kundin/des Kunden und deren/dessen Kundinnen und Kunden kennen und nehmen uns Zeit, um die Projektaufgabe richtig zu verstehen. Das kann mittels Analysen, Audits, Interviews oder in einem Kick-off-Workshop geschehen.

Projektphase 2: Define

Die Entdeckungen aus der Discover-Phase dienen als Grundlage für die Entscheidungen der Define-Phase. Jetzt wird das Thema eingegrenzt, Anforderungen und Ziele werden bestimmt, Ideen entwickelt, strategische Richtungen und Maßnahmen definiert.

Aus den Business-Anforderungen wird bpsw. eine Kommunikations-Strategie für die relevanten Touchpoints. Die Vorgaben zur Markenpositionierung nutzen wir, um Gestaltungsprinzipien abzuleiten.

Projektphase 3: Design

Wurden die Strategien und Maßnahmen aus der Define-Phase vom Kunden freigegeben, startet die Design-Phase. Alle bis hierhin gewonnenen Erkenntnisse werden zusammengeführt und durch Design ganzheitlich zum Leben erweckt.

Je konsequenter wir in den ersten zwei Phasen Vorarbeit geleistet haben, desto genauere Vorstellungen haben alle Beteiligten an dieser Stelle davon, wie das Endprodukt aussehen sollte.

Vorschläge für geeignete Designansätze visualisieren wir zum Beispiel in Moodboards oder sogenannten »Stylescapes«, bestehend aus kuratierten Stimmungsbildern, Designelementen, Farben, Schriften und Screenshots. Zusammen mit der Kundin/dem Kunden besprechen und verfeinern wir das Stylescape bis die Designrichtung stimmt und freigegeben wird. Damit haben wir die Grundlage für die nächsten beiden Phasen geschaffen.

Abhängig vom Projekt finden in dieser Phase diverse »Schulterblicke« mit der Kundin/dem Kunden statt, um zu gewährleisten, dass die Übertragung des Designkonzepts auf die zuvor festgelegten Medien und Kanäle nach Plan verläuft.

Die Abnahme der finalen Designs ist ein Meilenstein am Ende dieser Projektphase und Voraussetzung für die letzte Phase.

Projektphase 4: Deliver

Nach Freigabe der Design-Phase übergeben wir der Kundin/dem Kunden die Ergebnisse – je nach Projekt kann das ein Corporate-Design-Paket mit Logo, Farbdefinitionen und Styleguide sein oder die Lieferung fertiger Drucksachen. Oder aber die Übertragung der finalen Website auf den Liveserver und der Launch der Website.

In der Regel führen wir nach Projektabschluss ein Evaluationsgespräch mit der Kundin/dem Kunden, um Feedback einzuholen und zu geben.

Meilensteine im Projektmanagement

An den Übergängen der Projektphasen (und ggf. anderen wichtigen Zeitpunkten im Projektverlauf) werden sogenannte Meilensteine gesetzt, an denen zuvor festgelegte Ergebnisse vorliegen sollen. Die Betonung liegt auf Zeitpunkt: Meilensteine sind Zeitpunkte, an denen eine Entscheidung getroffen wird, keine Zeiträume.

Ein Meilenstein ist also auch immer ein Entscheidungspunkt, an dem eine der folgenden Optionen zum Tragen kommt:

• Weitermachen. Alle bisherigen Aktivitäten laufen nach Plan, die Projektphase kann abgeschlossen und das Projekt wie geplant fortgesetzt werden.
• Nachjustieren. An einer Stelle (oder mehreren Stellen), die laut Projektplan bereits abgeschlossen sein sollten, hakt es. Das können verpasste Deadlines, mangelhafte Ergebnisse oder abweichende Kosten sein. Es muss nachgearbeitet werden, um die Projektphase abschließen zu können.
• Worst case. Bestimmte Gründe machen es unmöglich, das Projekt sinnvoll fortzusetzen. Das Projekt wird gestoppt, unter veränderten Rahmenbedingungen neu initiiert oder – im schlimmsten Fall – komplett eingestellt.

In unseren Projekten sind solche Hauptmeilensteine am Ende jeder Projektphase obligatorisch. Je nach Projektgröße definieren wir bei der Planung jedoch zusätzliche Meilensteine, bspw. zu Zeitpunkten, an denen Zwischenergebnisse vorliegen müssen. Vorsicht vor einem zu großzügigen Gebrauch: Werden zu viele Meilensteine gesetzt, verlieren diese schnell ihre eigentliche Bedeutung und Funktion:

Meilensteine sind wesentliche Kontroll- und Entscheidungspunkte. Sie geben allen Beteiligten im Projektverlauf Hinweise darauf, ob sich das Projekt noch im Plan befindet oder ob es Abweichungen gibt, die ggf. korrigiert werden müssen.

Vorteile von Meilensteinen im Projekt

• Meilensteine geben einem Projekt Struktur: Nur, wenn ein Meilenstein erreicht wird, kann/sollte mit der nächsten Aufgabe oder Phase begonnen werden.
• Meilensteine sind ein Kompass: Bei all den Aufgaben und Arbeitsschritten im Projekt kann man leicht den Überblick verlieren. Meilensteine helfen, den aktuellen Stand der Arbeiten zu veranschaulichen: Wie stehen wir im Zeitplan? Was muss die Kundin/der Kunde zur Erreichung des nächsten Meilensteins noch liefern? Sind die Kosten noch im Plan?
• Meilensteine sorgen für Fokus und Qualität: An jedem Meilenstein kann entschieden werden, ob die »Richtung« der Arbeiten am Projekt noch stimmen oder ob nachjustiert werden muss: Wird das Projekt wie geplant fortgesetzt? Welcher Lösungsvorschlag wird weiter verfolgt? Gab es unvorhergesehene Probleme, die zu einer Änderung des Projektplans führen? Entsprechen die Ergebnisse den Vorgaben?
• Meilensteine motivieren die Beteiligten: Bevorstehende Zwischenzielen und insbesondere das Erreichen derselben motiviert alle am Projekt Beteiligten und beugen Frustration vor.

TIPP: MEILENSTEINE RICHTIG FORMULIEREN

»Testing & mobile Optimierung« wäre ein Vorgang, der sich über einen Zeitraum erstreckte. Diese Formulierung eignet sich nicht als Meilenstein.

»Testing & mobile Optimierung abgeschlossen« ist ein Zeitpunkt, der überprüft und belegt werden kann: Wurde alles getestet und für mobile Geräte optimiert? Falls die Antwort positiv ausfällt, kann der Meilenstein abgeschlossen und mit der nächsten Aufgabe oder Projektphase begonnen werden.

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