Die Bedeutung von Meilensteinen im Projektmanagement

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Die Bedeutung von Meilensteinen im Projektmanagement

Läuft unser Projekt nach Plan? Meilensteine liefern die Antwort. Wie Du sie richtig definierst, formulierst und in einem Projektmanagement einsetzt.

Meilensteine wurden schon im Römischen Reich errichtet. Die übermannshohen Steinsäulen, sogenannte miliaria, wurden entlang der Straße im Abstand von einer römischen Meile (knapp unter 1,5 km) aufgestellt. Stand man an einem Meilenstein, hatte man eine Meile zurückgelegt.  

Heute begegnen uns Meilensteine – in übertragener Bedeutung – als wichtige Einschnitte, Wendepunkte o.Ä. in einer Entwicklung (»ein Meilenstein in der Geschichte von xy«).  

In dieser Bedeutung tauchen Meilensteine auch im Projektmanagement auf. Was Meilensteine sind, warum sie wichtig sind und wie Du Meilensteine richtig und sinnvoll formulierst und einsetzt, erfährst Du in diesem Artikel.

Was sind Meilensteine?  

Im Blogartikel »Wie läuft eigentlich ein Designprojekt ab?« habe ich mich bereits als Fan von Projektphasen geoutet. Ein Projekt in Teilschritte zu zerlegen, macht den ganzen Prozess nicht nur übersichtlicher, sondern erlaubt es, am Ende jeder Projektphase kontrollieren zu können, ob die für die jeweilige Projektphase geplanten Aktivitäten im Rahmen der Zielvorgaben (bspw. Kosten, Termine, Ergebnisse) erledigt worden sind.

Und beim Thema Kontrolle von Zielvorgaben kommen Meilensteine ins Spiel:

Meilensteine sind wichtige (Zeit-)Punkte im Projektverlauf, an denen ein bestimmtes Ziel oder Ergebnis erreicht sein soll. Die Betonung liegt auf Zeitpunkt: Meilensteine sind Zeitpunkte, an denen eine Entscheidung getroffen wird, keine Zeiträume.

Ein Beispiel zur Verdeutlichung: Der Meilenstein Mobile Optimierung der Website ist ein Vorgang, der sich über einen Zeitraum erstreckt. Der Meilenstein Mobile Optimierung der Website abgeschlossen hingegen ist ein Zeitpunkt, der überprüft werden kann: Sind wir mit der Optimierung der Website für mobile Geräte fertig?

Beispiel für rudimentäre Projektphasen mit Meilensteinen am Ende
Beispiel für rudimentäre Projektphasen und Meilensteine, die als Entscheidungspunkt am Ende jeder Projektphase stehen: Aktuell befinden wir uns in der Designphase. Diese kann erst abgeschlossen werden, wenn der zweite Meilenstein positiv geprüft werden kann. Wird keine Produktionsfreigabe erteilt, bleibt die Design-Phase aktiv und es muss ggf. nachgebessert werden.

In meinen Kundenprojekten sind Hauptmeilensteine am Ende jeder Projektphase obligatorisch: Sie entscheiden darüber, ob die jeweils nächste Projektphase beginnen kann oder nicht. Ein typischer Meilenstein wäre zum Beispiel: »Kundin/Kunde hat Design zur Umsetzung freigegeben«.  

Je nach Projektgröße definierst Du bei der Planung jedoch zusätzliche Meilensteine, bspw. zu Zeitpunkten, an denen Zwischenergebnisse vorliegen oder Zwischenabnahmen erfolgen müssen. Vorsicht vor einem zu großzügigen Gebrauch: Wenn Du zu viele Meilensteine setzt, verlieren diese schnell ihre eigentliche Bedeutung und Funktion.

Ein Meilenstein ist nämlich immer auch ein Entscheidungspunkt, an dem eine der folgenden Optionen zum Tragen kommt:

  • Weitermachen. Alle bisherigen Aktivitäten laufen nach Plan, die laufende Projektphase kann abgeschlossen und das Projekt wie geplant fortgesetzt werden.
  • Nachjustieren. An einer Stelle (oder mehreren Stellen), die laut Projektplan bereits abgeschlossen sein sollten, hakt es. Das können verpasste Deadlines, mangelhafte Ergebnisse oder abweichende Kosten sein. Es muss nachjustiert und -gearbeitet werden, um die Projektphase abschließen zu können.
  • Stoppen. Bestimmte Gründe machen es unmöglich, das Projekt sinnvoll fortzusetzen. Das Projekt wird gestoppt, unter veränderten Rahmenbedingungen neu initiiert oder – im schlimmsten Fall – komplett eingestellt.
Die drei Entscheidungsmöglichkeiten eines Meilensteins im Projektmanagement
Jeder Meilenstein erfordert eine Entscheidung zwischen den Optionen: Projekt fortsetzen, nachjustieren oder stoppen.

Welche Vorteile haben Meilensteine im Projekt?

  • Meilensteine geben einem Projekt Struktur und markieren wichtige Entscheidungspunkte im Projekt für alle Beteiligten.
  • Meilensteine kennzeichnen wichtige Termine, deren Einhaltung für das Projekt von Bedeutung ist, da sonst bspw. der Launch des Endprodukts verzögert würde.
  • Meilensteine sind ein Kompass. Bei all den Aufgaben und Arbeitsschritten im Projektverlauf kannst Du leicht den Überblick verlieren. Meilensteine helfen Dir, den aktuellen Stand der Arbeiten zu veranschaulichen: Wie stehst Du im Zeitplan? Was muss die Kundin/der Kunde zur Erreichung des nächsten Meilensteins noch liefern? Sind die Kosten noch im Rahmen?
  • Meilensteine sorgen für Fokus und Qualität. An jedem Meilenstein wird entschieden, ob die »Richtung« der Arbeiten am Projekt noch stimmt oder ob nachjustiert werden muss: Wird das Projekt wie geplant fortgesetzt? Welcher Lösungsvorschlag wird weiterverfolgt? Gab es unvorhergesehene Probleme, die zu einer Änderung des Projektplans führen? Entsprechen die Ergebnisse den Vorgaben?
  • Meilensteine minimieren das Risiko von Fehlentwicklungen, denn sie helfen Dir bei der Überwachung des Projektfortschritts.
  • Meilensteine motivieren die Beteiligten. Bevorstehende Zwischenziele und insbesondere das Erreichen derselben motiviert alle Projektbeteiligten und beugen Frustration vor.
  • Meilensteine binden Auftraggebende ins Projekt ein, sodass diese fortlaufend über den Projektfortschritt informiert sind.
  • Meilensteine liefern Learnings, denn sie eignen sich optimal zur Projektevaluierung. Verschiebungen werden auf einen Blick sichtbar, sodass Du für Dein nächstes Projekt direkte Schlüsse ziehen kannst. Wenn Du Meilensteine in Deinen Projekten permanent nicht erreichst, setzt Du ggf. zu sportliche Termine, hast nicht genug Ressourcen etc.

Meilensteine richtig planen (Meilensteinplan)

Im Idealfall erarbeitest Du mit sämtlichen Projektverantwortlichen gemeinsam einen Meilensteinplan. Dafür müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Die Projektziele und -inhalte sind definiert und abgestimmt und Du weißt um die Bedeutung des Projektergebnisses für Deine Kundin bzw. Deinen Kunden.
  • Der Start- und der Endtermin des Projekts stehen fest. Auch eventuelle Termine für Zwischenergebnisse und -abnahmen wurden kommuniziert.
  • Die Rahmenbedingungen wurden mit der/dem Auftraggebenden besprochen.
  • Du weißt, welche Ressourcen benötigt werden (eigene Kapazitäten, externe Dienstleister*in etc.).
  • Es gibt einen Projektstrukturplan, der (am besten visuell) darstellt, wie sich der Gesamtumfang des Projekts in einzelne Phasen und Teilaufgaben gliedert.  

Auf Grundlage dieser Informationen und unter Berücksichtigung terminkritischer Ereignisse kannst Du nun den Meilensteinplan erstellen.  

Ein paar letzte Tipps  

Achte darauf, dass Meilensteine weder einen Zeitraum noch inhaltliche Aufgaben haben und passiv formuliert sind. Es sind keine Aufgaben, sondern Ereignisse bzw. Status. Ein paar Beispiel-Formulierungen: Kreativkonzept genehmigt, Budgetanfragen erfasst (statt erfassen), Website bereit für Umzug, Q1-Umsatzziel für erreicht.

Behalte beim Definieren der einzelnen Meilensteine unbedingt die zeitliche Machbarkeit im Blick. Du willst weder zu knappe Deadlines setzen (Stress) noch zu großzügige Zeitabschnitte planen (»Och, ich habe ja noch ewig Zeit!«) – beide Szenarien können Motivationskiller sein. Innerhalb der einzelnen Zeitabschnitte müssen die geplanten Arbeiten realistisch erledigt werden können; ggf. planst Du auch einen kleinen Puffer ein, falls mal etwas nicht ganz rund läuft.

Die Ausgestaltung des Meilensteinplan, ob tabellarisch (siehe unten) oder als visuelles Diagramm, ist Dir – und den Wünschen Deiner/Deines Auftraggebenden – überlassen.  

Beispiel für einen tabellarischen Meilensteinplan
Ein tabellarischer Meilensteinplan ermöglicht die schnelle Erfassung von Diskrepanzen zwischen SOLL- und IST-Terminen. In diesem Beispiel hat sich die Freigabe des Maßnahmenplans (1.2.6) verzögert, sodass auch der SOLL-Termin für die Freigabe durch die Marketing-Abteilung (1.3.4) adaptiert werden musste.